אחסון בארכיב או סריקת מסמכים והשמדתם?

שירות סריקת מסמכים כיום מקל על הפונקציה של שיתוף מסמכים, כמו גם על שיתוף הפעולה, בכל מיני פרויקטים, ללא הצורך לשחזר שוב ושוב את המידע החשוב על גבי ניירות.
הווה אומר – לא משנה מהיכן העובדים שלכם עובדים, בכמה מקומות גיאוגרפיים שונים, הם יכולים לצפות במסמכים אלקטרוניים בכל זמן נתון.
שירות הארכיביון, בו מתבצעת סריקת מסמכים אונליין, מאפשר היחשפות להמון מידע, שעשוי להרכיב ארכיב כזה או אחר.

בשל כך, מומלץ לכם לרכוש תוכנה שניתן באמצעותה לנהל ארכיב. מאוד מהר תיווכחו בהבדלים.
אם בעבר הייתם צריכים לחפש במשך זמן רב מסמכים, כי אז כיום, באמצעות תוכנה ייעודית, תמצאו כל מסמך שבו אתם מעוניינים במהירות ובדיוק מופתי.

מה עדיף – אחסון בארכיב או סריקת מסמכים והשמדתם?

על השאלה – מה עדיף – אחסון בארכיב או סריקת מסמכים והשמדתם? נשמח להשיב בקצרה.
השימוש במחשבים, למי שכבר הספיק לשכוח, התחיל באמצע שנות השמונים של המאה העשרים.

תחילת השימוש במחשבים גררה עמה הדים בדבר מהות השימוש בשירותי הארכיב, לשם שמירת כל המידע שמופיע במסמכים.
חלקם טענו, כי עדיף לסרוק את המסמכים ואז להשמיד אותם; ואילו חלקם טענו, כי הדרך המסורתית של שמירת המסמכים על גבי נייר עדיפה בראייה קדימה.
אי אפשר לומר בפה מלא ששיטה כזאת או אחרת נכונה יותר. וכעת ננסה לרדת לעומק העניין.

כאשר דנים על השיטה שהייתה נהוגה מאז ומתמיד, שמירת המסמכים על ניירות, מתוודעים לעובדה, כי שיטה זו נהוגה ומקובלת מזה מאות בשנים.
היא החלה באירופה, כבר במאה החמש עשרה. נהוג לשמור את המסמכים תוך כדי הקפדה על תנאי טמפרטורה נוחים.
שמירתם במקומות תת קרקעיים. כל זה מבטיח תנאי הישרדות טובים של המסמכים. בנוגע להשמדת המסמכים – במציאות העכשווית מרביתם מעדיפים שלא למגר את המסמכים המשמעותיים.

אף בעידן הנוכחי, של שנת 2021, אין כל וודאות מושלמת של שמירת המסמכים החשובים בדרכים הטכנולוגיות שקיימות כיום.
ברור כי שמירת המסמכים בדרכים דיגיטליות יותר חסכונית וידידותית לסביבה.
עם חלוף השנים, גברה המודעות בקרב אנשים פרטיים, וכן בקרב בעלי חברות, לחסוך, עד כמה שניתן, בניירות.
בשל כך, מתבצעת פחות הדפסת המסמכים, ומבוצעת יותר שמירת המסמכים בקבצים דיגיטליים, שמגובים במחשב או בענן. ונסכם עניין זה באמירה – שאין פתרון חד משמעי, לכאן או לכאן.

שירות סריקת מסמכים – העבר לעומת ההווה

פעם, עד לפני לא הרבה שנים, בכל בית ממוצע, וכמובן בכל בית עסק, היה מוצב סורק מסמכים סטנדרטי.
באמצעותו נהגו לסרוק את המסמכים, ונהגו לתייק את החומר לקלסרים גדולים. אז דיברו על מוצר שאינו בגדר מותרות,
כי אם בגדר מוצר חובה. כפי שכל תחום התקדם, כך גם התחום של סריקת מסמכים התקדם.

הסורקים כיום מובנים עם מערכת אוטומטית, שמשמשת לכדי סריקה של מסמכים, וכל זאת על ידי לחיצה קלה על כפתורים.
ממש לא חייבים "לפצח את האטום", בשביל להבין את הוראות ההפעלה של מערכות אלו.

אך אל תיטעו, לעומת העבר, אין די בתוכנה שרק סורקת מסמך כזה או אחר.
כיום חייבים לעשות שימוש בתוכנה של ניהול מסמכים ייעודית, שניתן באמצעותה לאתר כל מסמך, בכל זמן נתון, על ידי לחיצה קטנה על כפתור.
כל זה מייתר את הזמן שבוזבז בעבר על חיפוש המסמכים שבזיכרון המחשב.

פעם, בעלי עסק נהגו לאסוף כמות עצומה של מסמכים, ואז להעביר אותה לשם אחסון בארכיונים חיצוניים.
כאשר לפני הגניזה שלהם לא סרקו אותם כלל וכלל. ואילו כעת הם נוהגים לסרוק את המסמכים חדשות לבקרים, בטרם גניזתם, ולשמור אותם בארכיון אלקטרוני, אשר אותו מנהלים בתוך שרת קבצים ארגוני.

סריקת מסמכים כהגנה מפני בעיות

כאמור לעיל, בעבר נהגו לסרוק מסמכים ולשמור את כל הניירות.
אבל מה עושים כאשר, חלילה, מתרחש אסון וכל הניירות מלבים את הלהבות?
והנה, עם הפנים לכיוון שנת 2022, ישנו שירות סריקת מסמכים.
הוא מונע כל אפשרות של פגיעה בשל אסונות טבע, שריפה או שיטפון. אפשר לבצע גיבוי של המסמכים בתור תמונה דיגיטלית, או לחלופין בשיטה אלקטרונית, ולגבות הכול בעזרת הכונן הקשיח.

שירות סריקת מסמכים מהווה את ההגנה הטובה ביותר על החומר הרגיש שלכם

הידעתם כי סריקת מסמכים מאפשרת לכם להגן על כל מסמך, חשוב או לא, לכל בעיה שלא תצוץ.
ניתן להצפין כיום מסמכים, לאחסן אותם בצורה מאובטחת בענן, כאמור לעיל, והן להגן עליהם על ידי סיסמה. באם תרצו לשתף את המסמכים הללו עם קולגות,
עובדים או לקוחות שלכם, באפשרותכם להקצות גישה ספציפית עבורם.